【 Googleカレンダー戦略的活用法 】 成果と目標を達成したい場合の効果的なスケジュールの立て方 3 つの着眼点と注意点

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Google Calendar 有効活用法

 

大きな目標を達成したい場合のスケジュール管理とは

大きな目標を達成したい場合も、いかにスケジュール管理を組み込むかが重要です。

大きな目標の場合、道のりが長すぎたり、どの時期に何をすればよいのかが不明確だと、目標を達成できない可能性が高まることでしょう。

ここでは無料で使える Googleカレンダー戦略的活用法においての使い方の着眼点とその注意点、その後の効用などを記しておきたいと思います。

詳しい内容を知りたい方は 【 アウトプット・リーディング  】を参照されたし。

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効果的なスケジュールの立て方 3 つの着眼点

1. 全体像を把握する

例えば仕事での専門分野を学習する必要がある場合を想定すると以下である。

  • その分野の為の学習方法や手順、業界の流れを解説した書籍を出来るだけ集め読み込む。
  • 基本書や書類を一通り眺め、全体像を把握する。
  • 過去の事例や慣行や業界の本質を見出し、どの分野を攻略する必要があるか、どこは必要ないかを把握する。
  • どの分野から学習していくかという作戦を立て必ずしも順番通りやすべてを覚える必要はなく合理的に進める。

2. 小さなゴールを設定する ( 可能な限りプロセスを細分化する )

小さなゴールを設定し、プロセスを細分化することを念頭に置く。

  • 各分野ごとに、一度目の学習をする。全体のバランスを取りながら、なるべく早く全体を一巡する。
  • 各分野の学習を終わらせ、二度目の学習開始。分野が偏らないように様々な分野を並行して勉強を進める。
  • 三度目以降の学習をする。これを何度も何度も繰り返す。

 3. プロセスをスケジュールに手順を用い組み込む

具体的なスケジュールを組み上げる。計画は以下の手順になります。

  • それぞれのプロセスにかかる時間を考える。
  • 最終目標から逆算し、細分化したそれぞれのプロセスの達成時期を決める。
  • プロセスの達成時期から逆算し、一日ごとに何をどのくらい学習するか決める。
  • プロセスの達成時期と一日の学習内容をスケジュールに組み込む。

こうして大まかなスケジュールが決まったら、Googleカレンダーにアクセスし、予定を設定していく。
決めたことはすぐにスケジュールに書き込むクセをつけることが大切だ。

大きな失敗をしないための 3 つの注意点

スケジュールを組んだつもりでも「うまくいかない」「思い通りいかない」等の問題が出てきます。

その際には 3 つの注意点を意識する必要があります。

1. 細分化が甘い

一つひとつのプロセスが、すぐに行動できない大きさのままであることが多い。

目標が大きいから、容易に着手できないのです。本当はまだ細分化する必要があるのに、細分化しきれていないのが原因です。

もう一度ゴールから逆算していって、プロセスを細分化してみてください。

関連記事 【 【My Goal 成功の秘訣】 あなたを成功へと導くマイ・ゴールとは 】

2. 所要時間等の見積が甘い

何度も経験済みの作業は、正確に所要時間を見積もることができます。半面、まったく経験してない作業は、なかなか見当がつきません。

そんな場合「仮の所有時間」を見積もっておき、まずは作業をスタートさせましょう。実際動いてみて、感覚や流れを確かめたら、見積りを修正すればいいのです。

完璧な見積りが出来てから実行しようと考えていると、いつまで経ってもスタートできません。細かい部分については、ある程度時期が迫ってきてから煮詰めてもいいのです。

関連記事 【 【すぐに解決!予算作成】ぶっつけ本番でも大丈夫 : 1時間で予算を作成する 6 つのステップ 】

3. スケジュールを組んだのに実行できない

プロセスが適切であれば、プロセス自体は困難ではなく、着手することは容易です。問題は小さな一歩を踏み出せるかどうかです。

小さな一歩を踏み出すために、プロセスを細分化したり、スケジュールに組み込んでいくわけです。

周到に用意している場合、躊躇していても損するだけです。スケジュールを組んだら、実行するだけを考えましょう。

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Googleカレンダーは作業時間を短縮する為の最良ツール

アウトプット・リーティング:グーグルカレンダー活用法

 

Googleカレンダーは、多くの場合「事前の計画」を立てるために利用されます。しかし使い方次第で「事後の記録」もつけられます。というのも、Googleカレンダーは、複数のカレンダーを管理できるからです。

あらかじめ「事前の計画」用とは別に「事後の記録」用のカレンダーをつくり、作業結果を記録することを著者は本書で薦めている。

私の経験談で言えば、通販企業で顧客の管理スケジュールをカレンダーだけで行っていたこともある。
もちろん受発注管理ソフトは別だが、作業用のスケジュール管理と作業時間の記録は、Googleカレンダーであった。

またレンタル事業をしていた関係上、番号での貸し出した日と返却日時の効率的管理と商品の使用状態などを商品番号別で記録を取れることもあり重宝した。建築プロジェクトでは、各物件ごとの担当者のスケジュール管理と進捗管理を同時に行えたのは無料である Googleカレンダーならではである。

上記は、数千万~十億円単位の売上高でも一人で管理は可能であって、なにも高価なソフトを導入する必要もないわけです。いちいち作業時間を記録していくのは、一見遠回りに思えるかもしれませんが、こうした積み重ねが、時間短縮につながります。

Googleカレンダーは、使っている人も多く、積み重ねたデータを事業を水平展開する場合や、他社での提携の際に大きく使えることも大きい。

結果的にはこの積み重ねが、効率的に時間を有効活用出来、時間短縮につながります。

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【 参照書籍 】ツイッターを活用したアウトプット読書法を提唱している内容です。

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