【賢者が学ぶべき意思決定の技術】 より良い未来を創るための意思決定を行うための3つのステップ

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【正しい意思決定を行うための3つのステップ】

正しい決定は、共通の理解と、対立する意見、競合する選択肢をめぐる検討から生まれる。 成果をあげるエグゼクティブを論ずるにあたって、意思決定は特別の扱いを受けるに値する。エグゼクティブたる者は、いくつかの明確な要素と手順から構成される体系的なプロセスとして、それらの意思決定を行わなければならない。

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第一のステップ:共通の理解を得る

① 一般的な問題と例外的な問題を分類する

基本的な問題は、原則と手順を通じて解決しなければならない。これに対し例外的な問題は、状況に従い個別の問題として解決しなければならない。 a.自分にとっては例外的でも世の中では一般的な問題 b.自分にとっても世の中でも一般的な問題 c.新しい種類の一般的な問題 a.bは基本的な問題であり、原則と手順で解決する。cは他に例がすくないため、一見特殊に見えるので注意して解決する。問題を目にしたら、最初に分類することを習慣づける。

② 正しい問いをもって、問題の根本を明確にする

問題が一般的なのか例外的なのかが明らかになれば、何についての問題か、何が問題か、何が問題解決の鍵かを見つけやすくなる。ただし最大の危険は、問題を誤認することでなく、不十分な捉え方しかしないことにある。問題の捉え方が不十分な場合や誤ったりしていれば、間違った意思決定が導かれます。例えば「職場に遅刻する」という問題における意思決定は「目覚まし時計を増やす」という解決策を安易に選ぶ前に、問題を根本から考える必要がある。

  • 何についての問題か:時間通りに起きれないこと
  • 何が問題か:睡眠時間が少ない事
  • それはなぜか:遅くまで仕事をしているため
  • 何が問題解決の鍵か:二三時以降は仕事しない

さらに追及していけば、そもそも確保すべき睡眠時間は何時間か、代わりに廃棄するべきことは何かなど意思決定のための材料が浮かんできます。私たちはすぐに答えを求めがちです。そこはぐっとこらえて、問題の真の発生源に行きつくまで粘りましょう。

③ 目的を明らかにして、意見の土台をつくる

意思決定においては、決定の目的は何か、達成すべき目標は何か、満足させるべき必要条件は何かを明らかにしなければならない。目的と目標を使い分けることが肝心です。

  • 目的は、行動するときの理由
  • 目標は、どのレベルまで行うかという到達点を示すこと

例えば、お金を貯める際に何のための貯金か、目的を決めます。海外旅行や住宅資金の頭金など具体的な目的が決まって、初めて目標が決まります。必要な金額が分かれば、毎月の積立額などの具体的な行動が見えてきます。 目的が不明確なままで、目標の行動の仕方もはっきりせず、成果は上がりません。 複雑な意思決定であればあるほど、このステップを忘れないでください。

第二のステップ:対立する意見を誘い出す環境をつくる

④ 関係者を巻き込む

意思決定の実行を効果的なものにするには、決定を実行するうえで、何らかの行動を起こすべき者、逆に言えば決定の実行を妨げる者全員を、決定前の議論の中に責任を持たせて参画させておかなければならない。 成果を上げる唯一の方法は、あげるべき成果の形をはっきりさせ、必要な能力を持つ人たちを巻き込み、共有し、期日を決め、具体的な行動を開始することです。適切な人を巻き込み最善の意思決定が行われば、迅速な行動がなされ、いち早く成果を手にすることが出来ます。

⑤ 複数の選択肢を得る

反証がないかぎり、反対する者も知的で公正であると仮定する。明らかに間違った結論に達している者については「自分とは異なる現実を見て、異なる問題に気が付いているに違いない」「もしその意見が知的かつ合理的であるとするならば、彼はどのような現実をみているか」と考えなければならない。 より多くの目が、問題の本質を浮き彫りにしてくれます。新しい意味や評価基準が見つかれば、検討に値する貴重な選択肢が増えるでしょう。反対意見を尊重する姿勢や文化をつくることは、大きな成果を手にする秘訣です。

第三のステップ:競合する選択肢の中からひとつを選ぶ

⑥ 最善の解決策を選ぶ

意思決定は本当に必要かを自問する必要がある。何も決定しないという代替案が常に存在する。(中略)よい外科医が不要な手術を行わないように、不要な決定を行ってはならない。 最善のひとつに絞り込んでいく際に気を付けるべき以下の3点です。

  • 満たすべき必要条件を吟味する
  • 選択肢はすべて検討し、得られるものと付随するリスクをすべて天秤にかける
  • 優先順位と劣後順を考え、何を行うべきかを明らかにする

機会の最大化を第一に考え、リスクは避けるべきではなく、コントロールするべきものです。そのうえでもう一度考える。何もしなければ事態が悪化する場合は、ただちに決定し、行動を起こす必要があるが、放っておいても大した問題が起きそうもないのであれば、手をつけないほうが良い場合もある。 もちろん、たいした理由も無く決定を先延ばしにするのは論外です。

⑦ 定期的にフィードバックを行い成果を確認する

決定の基礎となった仮定を現実に照らして継続的に検証していくために、決定そのものの中にフィードバックを講じておかなければならない。決定を行うのは人である。人は間違いを犯す。最善を尽くしたとしても必ずしも最高の決定を行われるわけではない。 最善の決定といえども間違っている可能性はある。そのうえ大きな成果をあがた決定はやがては陳腐化する。成果を上げるためには意思決定の質の向上させる仕組が必要である。その具体的ポイントは以下の通り。

  • 決定したことを書きとめておく
  • 行動の結果を振り返る
  • 事前に期待した成果と、事後の成果を比較する
  • そこから行動を修正するための情報を得る
  • 次の行動に反映させる
  • 決定と成果の傾向を把握する

思い付きや勢いに任せるのではなく、予め、一定期間ごとに決定と行動を修正する仕組みをつくっておくことが大切。環境は刻一刻と変化します。当初の設定の間違いが発覚したり、前提条件の変化に気が付いたりしたときに、柔軟に行動を変え、場合によっては実行を中止できるかどうか。これは意思決定の死活問題になります。重大な危機の回避煤点でも有用です。

【意思決定までの前段階】

● 未来を築くためにまず始めになすべきことは、明日何をなすかを決める事では無く、明日をつくるために今日何を成すかを決める事である。

  1. 理想の未来を実際に描くこと:長期目標を立て、夢やビジョン、なりたい自分、あるべき組織の姿を、必ず文字や絵で表現する。
  2. 一歩を踏み出すこと:行動し、決めた通りに行かなければ修正する
  3. 行動を検証すること:達成度は三割を目指すこと

● 成果をあげる者は、さほど多くの決定は行わない。重要な決定に集中する。意思決定にかける時間を間違う者もいる。重要な決定に時間をかけずに、意味のない、しかも易しい決定に時間をかけている。

  • この一年でやり遂げなければならない重要な事
  • この一ヶ月でやり遂げなければならない重要な事
  • この一週間でやり遂げなければならない重要な事
  • 今日やり遂げなければならない重要な事

時間という最大の制約条件のもと、何を決定し、何を実行するかを考えることが重要である。

● 意思決定についての文献のほとんどが、まず事実を探せという。だが、成果を上げる者は事実からはスタートできないことを知っている。誰もが自分の意見からスタートする。しかし意見は未検証の仮説にすぎず、したがって現実に検証されなければならない。 最も重要なのは事実からスタートするのではなく、意見からスタートすることであり、正しい問いを発し、検証すべき仮説を明らかにすることです。

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【意思決定とは集中の技術であり、集中こそが成果を上げる最高の秘訣】

決定を行う準備は整った。(中略) ここにおいて、何を行うべきかは明らかである。決定はほぼ完了した。 しかし、まさに決定の多くが行方不明になるのが、このときである。(中略) 決定を延し過ぎてはならない。

数日、せいぜい数週間までである。 淡々と意見を出し、ある基準で選び、関わる人を決め、行動に移す。感情に揺さぶられない技術的なプロセス、それが意思決定です。しかし、最後の「決める」段階にいたって、心理が大きく影響します。なぜなら予測す可能な未来に資源を投下するという、大きなリスクは伴うからです。

必要なのは勇気です。基準は「いま何が一番重要なのか」につきます。意思決定とは、他を切り捨て、最も重要なことに集中する勇気です。 意思決定の技術とは集中の技術であり、集中こそが成果を上げる最高の秘訣です。